Khi sử dụng chữ ký số để kê khai thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, ký hợp đồng điện tử hay thực hiện các giao dịch trực tuyến khác, không ít người dùng gặp khó khăn và bất tiện khi kết nối chữ ký số bị lỗi. Trong bài viết dưới đây, Viettelca sẽ tổng hợp các lỗi thường gặp của chữ ký số, nguyên nhân và cách khắc phục chúng. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Lỗi “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”
Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng. Biểu hiện của lỗi kết nối chữ ký số bị lỗi này là trên màn hình máy tính sẽ không thấy biểu tượng chữ ký số, và người dùng khi tải tệp tờ khai lên hệ thống cơ quan thuế sẽ báo lỗi hiển thị ”Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”.
Nguyên nhân 1: Do người dùng chưa cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java (Phần mềm kê khai Thuế online)
> Cách khắc phục:
- Kiểm tra và cài đặt IE tab lại trên trình duyệt Chrome, Cốc Cốc… và cập nhật lại Java khi cần thiết.
Nguyên nhân 2: Máy tính chưa nhận USB Token hoặc chưa cắm đúng USB Token (chưa cắm đúng USB Token của công ty mà bạn đang thực hiện kê khai hoặc cắm USB Token của công ty nhưng đăng nhập tài khoản nộp thuế của công ty khác)
> Cách khắc phục:
- Khởi động lại máy tính và cắm USB Token vào máy tính (lựa chọn đúng USB Token của công ty đang đăng nhập tài khoản kê khai thuế)
- Kiểm tra góc phải màn hình trên thanh Taskbar có biểu tượng chữ ký số chưa? Nếu chưa thấy biểu tượng của phần mềm chữ ký số, nghĩa là máy tính của bạn chưa nhận kết nối USB Token. Người dùng cần thực hiện cài đặt lại file ổ đĩa chữ ký số. Sau khi cài đặt và máy tính hiển thị biểu tượng chữ ký số thành công, các bạn tiếp tục thực hiện kê khai lại hồ sơ như bình thường.
Nguyên nhân 3: Do người dùng gõ sai mã pin (việc bật Caps Lock và gõ Tiếng Việt sẽ ảnh hưởng đến gõ mã sai).
> Cách khắc phục:
- Gõ lại mã pin thật chính xác một lần nữa
- Kiểm tra lại chế độ Caps Lock trên máy tính và tắt nó đi nếu đang bật, sau đó gõ lại mã pin
- Nếu gõ sai mã pin quá số lần cho phép, bạn phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa.
Nguyên nhân 4: Do máy tính của người dùng chưa nhận driver của USB Token đã cài.
> Cách khắc phục:
Trường hợp 1: Driver có sẵn trong USB thì bạn tiến hành cài đặt: Cắm USB Token vào máy tính => Vào My Computer mở ổ đĩa CD Token có tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số => Kích đúp vào đó sẽ hiện ra file Setup =>
Bấm đúp vào file Setup.exe để bắt đầu quá trình cài đặt.
Trường hợp 2: Driver không có sẵn trong USB thì bạn cần truy cập website của nhà cung cấp chữ ký số để download Driver USB Token về máy và tiến hành giải nén, cài đặt driver.
Trường hợp 3: Không cắm đúng USB Token hoặc cắm nhiều USB Token cùng lúc: Xử lý bằng cách tháo bớt các USB Token không liên quan và để lại thiết bị chữ ký số của công ty.
Trường hợp 4: Máy tính không không nhận Driver của USB Token hoặc Driver bị lỗi => Bạn cần tiến hành xóa thư mục cài đặt, cài lại Driver Token hoặc chuyển qua máy mới để cài đặt lại.
Nguyên nhân 5: Serial trên chữ ký số USB Token không trùng khớp với số serial khai báo trên Tài khoản trang khai báo thuế.
> Cách khắc phục:
- Người dùng cần update lại serial chữ ký số của tài khoản trên trang nộp tờ khai thuế online (hoặc ứng dụng Hỗ Trợ Kê Khai Thuế) của Tổng Cục Thuế trong mục “Thay đổi thông tin”
Lưu ý:
Trong trường hợp bạn đã kiểm tra tất cả các trường hợp nguyên nhân lỗi kể trên nhưng hệ thống vẫn hiển thị “Chữ ký số không hợp lệ”, “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng” thì bạn cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số của mình để được hỗ trợ khắc phục kịp thời.
2. Lỗi xác thực chữ ký số không thành công
Ngoài lỗi “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng” thì khi sử dụng chữ ký số trong quá trình nộp tờ khai thuế, thuế điện tử,… người dùng còn thường gặp lỗi “Xác thực chữ ký không thành công” (java.lang.Exception).
Nguyên nhân 1: Người dùng gửi tờ khai sai định dạng file
> Cách khắc phục:
- Kiểm tra file tờ khai đã chọn có đúng định dạng cho phép của hệ thống hay chưa.
- Hiện nay, hệ thống Thuế chỉ tiếp nhận các tờ khai phụ lục ở định dạng .xlsx hoặc .docx, vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra định dạng file và gửi lại.
Nguyên nhân 2: Trình duyệt web Internet Explorer không hỗ trợ hoặc chưa bật Java trên Internet Explorer.
> Cách khắc phục:
- Update lại Internet Explorer với phiên bản thấp hơn hoặc sử dụng trình duyệt khác như Chrome, Cốc cốc,…
- Bật hoặc cài lại Java trên trình duyệt web của bạn
Nguyên nhân 3: Serial chữ ký số chưa được cập nhật
> Cách khắc phục:
- Update lại thông tin serial của chữ ký số (như bước hướng dẫn ở mục trên)
3. Không ký được chữ ký số
Khi người dùng sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai thuế điện tử hoặc các giao dịch hành chính công khác và xuất hiện thông báo lỗi “Tệp tờ khai chưa được ký điện tử”.
Nguyên nhân: Lỗi này thường xuất phát từ nguyên nhân do môi trường Java trên máy không hoạt động hoặc Java không đúng phiên bản tương thích với hệ thống Nộp thuế điện tử.
> Cách khắc phục:
- Lúc này, người dùng cần kiểm tra máy tính đã cài Java chưa hoặc tiến hành update Java lên phiên bản mới tương thích với hệ thống kê khai thuế điện tử, sau đó tiến hành ký điện tử và nộp tờ khai bình thường.
4. Lỗi chữ ký số bị khóa
Nguyên nhân: Do người dùng nhập sai quá mã PIN quá số lần cho phép, quên mật khẩu của chữ ký số hoặc chữ ký số đã hết hạn.
> Cách khắc phục:
- Người dùng cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số của mình để yêu cầu hỗ trợ mở khóa chữ ký số hoặc gia hạn lại chữ ký số/mua chữ ký số mới (trong trường hợp CKS đã hết hạn).
5. Lỗi chữ ký số không hợp lệ
Đây là trường hợp máy tính đã nhận chữ ký số nhưng khi ký điện tử báo lỗi: Chữ ký số không hợp lệ / Chữ ký số không đúng.
> Cách khắc phục:
- Người dùng cần update lại số series chữ ký số trên tài khoản trang thuế.
Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ là lỗi khá phổ biến trong quá trình kê khai thuế, chính bởi vậy mà bạn không cần quá lo lắng về những lỗi này. Chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn trên, bạn sẽ khắc phục được các lỗi về chữ ký số một cách dễ dàng.
Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp, cá nhân tìm ra được nguyên nhân và cách khắc phục khi kết nối chữ ký số bị lỗi đồng thời có cái nhìn tổng quan hơn về phương thức điện tử hiện đại này, đồng thời đưa ra được sự lựa chọn đúng đắn trong những quyết định của mình.
