Như quý khách đã biết, khi chúng ta ký hóa đơn điện tử thì hệ thống sẽ tự động gởi hóa đơn đã ký đến email của khách hàng, đây chính là tính năng rất hữu ích và tiện lợi của hóa đơn điện tử. Nhưng nếu chúng ta không nhận được email hóa đơn của doanh nghiệp thì nên xử lý như thế nào?
1. Mô hình luồng gửi email của hệ thống
1: Doanh nghiệp cấu hình địa chỉ mail sẽ sử dụng để gửi mail thông báo đến người mua của doanh nghiệp khi lập hóa đơn
Địa chỉ mail doanh nghiệp có thể sử dụng để cấu hình:
Địa chỉ gmail
Địa chỉ yahoo
Địa chỉ mail của doanh nghiệp
…
2: Server của Viettel sẽ gửi thông tin đến server mail doanh nghiệp dùng để cấu hình mail trên hệ thống https://business-sinvoice.viettel.vn/ (được cấu hình tại bước (1)
3: Server mail của doanh nghiệp sẽ gửi thông tin đến server cấu hình địa chỉ email người mua của doanh nghiệp
Trường hợp người mua doanh nghiệp thông báo không nhận được email về hóa đơn.
Doanh nghiệp kiểm tra lại Báo cáo gửi email. Có một số nội dung lỗi người mua không nhận được email tại cột Chi tiết lỗi về hóa đơn như sau:
Lỗi 1: Báo cáo gửi email có mã lỗi exception:534-5.7.14, gửi thất bại tương ứng với số hóa đơn của khách hàng
Nguyên nhân: Server Gmail block (khóa) những địa chỉ thiếu an toàn
Bước 1: Người dùng truy cập vào link: https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha
Bước 2: Nhấn Tiếp tục (Continue)
Bước 3: Người dùng truy cập tiếp vào link: https://myaccount.google.com/lesssecureapps
Bước 4: Bật tùy chọn Cho phép ứng dụng kém an toàn (Allow users to manage their access to less secure apps)
Bước 5: Người dùng truy cập tiếp vào link https://myaccount.google.com/security
Bước 6: Chọn Xác minh 2 bước (2 step verification)
Bước 7: Nhấn Tắt (Turn Off)
Lỗi 2: Báo cáo gửi email có mã lỗi exception:535-5.7.8, gửi thất bại tương ứng với số hóa đơn của khách hàng
Trường hợp 1: Sai username/password:
Nguyên nhân: Tên đăng nhập và mật khẩu bị thay đổi sau khi đã cấu hình email trên link https://business-sinvoice.viettel.vn
Cách khắc phục:
Bước 1: Kiểm tra lại Tên đăng nhập/Mật khẩu, vào giao diện cấu hình email hệ thống https://business-sinvoice.viettel.vn, nhập đúng thông tin Tên đăng nhập/Mật khẩu
Bước 2: Nhấn Cập nhật
Bước 3: Thực hiện gửi email với 1 hóa đơn riêng lẻ của người mua, kiểm tra lại người mua đã nhận được email hóa đơn của doanh nghiệp hay chưa.
Trường hợp 2: Gmail không cho phép đăng nhập vào những ứng dụng mà không được xác thực bởi gmail server
Nguyên nhân: Gmail không cho phép đăng nhập vào những ứng dụng mà không được xác thực bởi gmail server
Cách khắc phục:
Bước 3: Người dùng truy cập vào link https://myaccount.google.com/lesssecureapps
Bước 4: Bật tùy chọn Cho phép ứng dụng kém an toàn (Allow users to manage their access to less secure apps)
Bước 5: Người dùng truy cập tiếp vào link https://myaccount.google.com/security
Bước 6: Chọn Xác minh 2 bước (2 step verification)
Bước 7: Nhấn Tắt (Turn Off)
Lỗi 3: Báo cáo gửi email có mã lỗi exception:530 5.7.0 Must issue a STARTTLS command first, gửi thất bại tương ứng với số hóa đơn của khách hàng
Nguyên nhân:
Cấu hình loại bảo mật không chọn đúng STARTTLS trong cấu hình email
Cách khắc phục:
Bước 1: Vào giao diện cấu hình email hệ thống https://business-sinvoice.viettel.vn, cấu hình đúng thông tin Loại bảo mật là STARTTLS với trường hợp doanh nghiệp cấu hình địa chỉ gmail
Bước 2: Nhấn Cập nhật
Lỗi 4: Báo cáo gửi email có mã lỗi exception:IOException while sending message, gửi thất bại tương ứng với số hóa đơn của khách hàng
Nguyên nhân:
Lỗi từ hệ thống Hóa đơn điện tử của Viettel
Cách khắc phục:
Liên hệ với đội dự án để được hỗ trợ
Lỗi 5: Báo cáo gửi email có mã lỗi exception:550 5.4.5 Daily sending quota exceeded, gửi thất bại tương ứng với số hóa đơn của khách hàng
Nguyên nhân:
Quy định của Google đối với tài khoản email:
Một ngày gửi được tối đa cho 500 người nhận (đối với tài khoản trial)
Trong trường hợp 1 email người dùng định nghĩa có 1 người trong danh sách To, 1 người trong danh sách CC thì sẽ tính là 2 người nhận.
Đối với cấu hình email đang để CC và công ty có số lượng người nhận trong 1 ngày quá 500 người
==> Google sẽ không cho phép gửi email.
Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin người nhận gửi đi trong một ngày để đảm bảo gửi được email đến người mua.
Cách khắc phục:
1. Tài khoản gmail của doanh nghiệp không gửi quá 500 người nhận trong một ngày.
2. Nâng cấp lên phiên bản có phí theo hướng dẫn: https://gsuite.infolinks.vn/en/huong-dan-nang-cap-dich-vu-g-suite-google-apps-free-mien-phi
Lỗi 6: Báo cáo gửi email có mã lỗi exception:554 5.7.1 Message rejected under suspicion of SPAM, gửi thất bại tương ứng với số hóa đơn của khách hàng
Nguyên nhân:
Vi phạm chính sách chống spam của Smtp server mail người nhận (server mail người mua của doanh nghiệp)
Cách khắc phục:
Chú ý:
1. Hệ thống http://demo-sinvoice.viettel.vn chỉ có thể cấu hình mail @viettel.com.vn
2. Trường hợp người mua doanh nghiệp vẫn không nhận được email sau khi đã loại trừ 6 lỗi trên, doanh nghiệp cần thực hiện:
Kiểm tra lại đúng thông tin địa chỉ email người mua đã nhập trên hóa đơn có đúng với địa chỉ email người mua của doanh nghiệp không (có dấu cách, sai ký tự, thiếu ký tự……)
Gửi yêu cầu đến đội dự án để được hỗ trợ
Hy vọng qua bài viết trên, quý khách hàng đã biết đến cách để xử lý khi gặp vấn đề người mua không nhận được email hóa đơn của doanh nghiệp
