Các phần mềm hóa đơn điện tử đang là một xu thế trong việc quản lý hóa đơn chứng từ nhờ vào hàng loạt những tiện ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống. Vậy doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng và muốn đăng ký hóa đơn điện tử Viettel thì phải làm thế nào?
1 Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử Viettel thì đăng ký như thế nào?
1.1. Điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Viettel
Với những ưu điểm vượt trội trong việc sử dụng và quản lý hóa đơn, hóa đơn điện tử đang là lựa chọn sử dụng ưu tiên hàng đầu của hầu hết doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải thỏa mãn các điều kiện được quy định cụ thể tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử như sau:
Tổ chức kinh tế đủ điều kiện hoạt động và có thực hiện khai thuế với cơ quan thuế hoặc sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động liên quan đến ngân hàng.
Đáp ứng được đầy đủ điều kiện, trang thiết bị, hạ tầng mạng để triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
Đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp có đủ khả năng thực hiện các thao tác liên quan đến việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
Có chữ ký điện tử theo pháp luật quy định.
Liên kết phần mềm hóa đơn điện tử với các phần mềm truyền tải, lưu trữ dữ liệu nội bộ để có thể tự động chuyển dữ liệu đến cơ sở dữ liệu kế toán nội bộ của doanh nghiệp tại thời điểm hóa đơn được lập.
Đảm bảo thực hiện quá trình lưu trữ, sao lưu nhằm gia tăng khả năng khôi phục đối với nguồn dữ liệu lưu trữ nhằm hạn chế các trường hợp thất thoát thông tin xảy ra.
1.2. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Viettel
Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký sử dụng bằng cách gửi quyết định xin cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử qua cổng thông tin hiện hành của cơ quan thuế.
Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm 03 mẫu:
1) Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
2) Thông báo phát hành hóa đơn điện tử Viettel của doanh nghiệp
3) Mẫu hóa đơn điện tử đã thực hiện ký số điện tử
Một trong những mẫu hóa đơn điện tử đã thực hiện chữ ký số điện tử được cung cấp bởi S-invoice
Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử được thực hiện đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian.
1.3. Các bước thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử Viettel
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo các bước:
Bước 1: Gửi Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Thực hiện chuẩn bị văn bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu và gửi đến cơ quan thuế theo cách trực tiếp hoặc theo cổng thông tin trực tuyến.
Bước 2: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu
Doanh nghiệp chuẩn bị mẫu hóa đơn điện tử theo đúng định dạng gửi cho khách hàng và thực hiện ký số hóa đơn điện tử, sau đó gửi đến cơ quan thuế kiểm duyệt theo đường điện tử.
Lưu ý:
Để thuận tiện trong thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ sẵn cả 03 mẫu hồ sơ cần thiết và gửi một lần đến cơ quan thuế.
Nếu sau 02 ngày kể từ khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà vẫn không nhận được phản hồi từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp nghiễm nhiên sở hữu quyền phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017.
Để hiểu rõ hơn về phương thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết tại bài viết “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng”.
1.4. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
1.4.1. Hóa đơn điện tử Viettel có mã của cơ quan thuế
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể gửi mẫu đăng ký theo Mẫu 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Sau khi gửi mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực đến cơ quan thuế, sau 01 ngày doanh nghiệp sẽ nhận được phản hồi chấp nhận hay không được chấp nhận về việc sử dụng.
1.4.2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế tương tự như việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Trong trường việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế không được chấp nhận thì doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như:
Hủy bỏ hết tất cả các hóa đơn giấy còn tồn ngay sau khi được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Đối với các trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi dựa theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
2. S-invoice giúp doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử nhanh chóng
Sản phẩm S-invoice cung cấp hơn 30 tính năng đảm bảo vận hành thông minh, linh hoạt và hiệu quả, có khả năng mở rộng phù hợp với nhiều loại hóa đơn đặc thù, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ đến lớn, đặc biệt khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý doanh nghiệp…
Một trong những yếu tố được doanh nghiệp đánh giá cao nhất khi sử dụng hóa đơn điện tử S-invoice là thương hiệu uy tín (được cung cấp bởi Tập đoàn Viễn thông và Công nghệ thông tin lớn nhất Việt Nam) với cơ sở hạ tầng phát triển, đảm bảo an toàn tuyệt đối trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống máy chủ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và được hỗ trợ tại 63 tỉnh, thành phố.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để tham khảo thêm nhiều thông tin hoặc nhận được tư vấn về sử dụng dịch vụ qua các kênh sau:
Website: viettelca.vn
Email: cskh@viettelca.vn
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được các bước đăng ký hóa đơn điện tử Viettel và có cái nhìn rõ nét hơn về đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử Viettel, giúp các doanh nghiệp tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hiệu quả hóa đơn điện tử với S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
